Arbeitsorganisation am Milchviehbetrieb - Eine spannende AK Milch Veranstaltung!
Als Referenten konnten wir DI Helmut Scherzer (Geschäftsführer der Vereinigung der Lohnunternehmer Österreich) gewinnen. In seinem sehr lebhaften Seminar zeigte er zahlreiche Möglichkeiten auf, wie mehr Struktur und Organisation in den Betriebsalltag gebracht werden kann. Einige zentrale Inhalte des Seminars werden in diesem Artikel zusammengefasst.
"Nicht nur mit den Händen wird gearbeitet - sondern auch mit dem Kopf"
Rund 25 Prozent der Arbeitszeit am Betrieb sollten für strategische Aufgaben wie Betriebsplanung, Ausrichtung des Betriebes oder Datenkontrolle verwendet werden. Planung und Controlling der wichtigsten Erfolgsparameter sind mindestens genauso bedeutend, wie die tägliche Stall- und Feldarbeit.
"Nicht nur mit den Händen wird gearbeitet - sondern auch mit dem Kopf"
Rund 25 Prozent der Arbeitszeit am Betrieb sollten für strategische Aufgaben wie Betriebsplanung, Ausrichtung des Betriebes oder Datenkontrolle verwendet werden. Planung und Controlling der wichtigsten Erfolgsparameter sind mindestens genauso bedeutend, wie die tägliche Stall- und Feldarbeit.
Arbeitsplanung
Grundsätzlich sollte am Betrieb - vor allem dann, wenn mehrere Generationen gemiensam arbeiten und wirtschaften und zeitweise Praktikanten bzw. familienfremde Arbeitskräfte eingebunden sind - eine klare Arbeitsorganisation und Planung vorhanden sein.
Am anschaulichsten lässt sich dies in Form eines Organigramms darstellen (siehe Grafik 1). Darin wird zunächst festgehalten, wer am Betrieb tätig ist und wie viele Stunden pro Jahr ungefähr gearbeitet werden. Sind alle Arbeitskräfte mit ihren jeweiligen Arbeitsstunden erfasst, sollte ermittelt werden, wie viele Arbeitsstunden in den einzelnen Betriebsbereichen anfallen (z.B. Stallarbeit, Feldarbeit, Wald, Direktvermarktung).
Am anschaulichsten lässt sich dies in Form eines Organigramms darstellen (siehe Grafik 1). Darin wird zunächst festgehalten, wer am Betrieb tätig ist und wie viele Stunden pro Jahr ungefähr gearbeitet werden. Sind alle Arbeitskräfte mit ihren jeweiligen Arbeitsstunden erfasst, sollte ermittelt werden, wie viele Arbeitsstunden in den einzelnen Betriebsbereichen anfallen (z.B. Stallarbeit, Feldarbeit, Wald, Direktvermarktung).
Im nächsten Schritt wird festgelegt, wer für welche Arbeiten zuständig ist. Auch eine grobe Planung der verschiedenen Tätigkeiten im Jahresverlauf (siehe Grafik 2) kann eine wertvolle Hilfe sein. Dadurch lassen sich Arbeitsspitzen frühzeitig erkennen und entsprechende Lösungen planen.
Kurze Arbeitsspitzen, die nur ein bis zwei Wochen im Jahr auftreten, können meist betriebsintern durch eine vorübergehende Erhöhung der Wochenarbeitsstunden ausgeglichen werden. Treten solche Spitzen jedoch häufiger auf, ist eine innerbetriebliche Kompensation oft nicht möglich. In diesem Fall sollte überlegt werden, ob bestimmte Arbeiten ausgelagert werden können oder ob in dieser Zeit kurzfristig zusätzliches Personal - beispielsweise ein Praktikant - eingesetzt wird.
Kurze Arbeitsspitzen, die nur ein bis zwei Wochen im Jahr auftreten, können meist betriebsintern durch eine vorübergehende Erhöhung der Wochenarbeitsstunden ausgeglichen werden. Treten solche Spitzen jedoch häufiger auf, ist eine innerbetriebliche Kompensation oft nicht möglich. In diesem Fall sollte überlegt werden, ob bestimmte Arbeiten ausgelagert werden können oder ob in dieser Zeit kurzfristig zusätzliches Personal - beispielsweise ein Praktikant - eingesetzt wird.
Kommunikation durch einen Betriebskalender
Arbeiten mehrere Generationen gemeinsam am Betrieb, spielt auch die Kommunikation eine zentrale Rolle. Alle am Betrieb tätigen Personen sollten jederzeit wissen, was aktuell geplant ist oder ansteht.
Daher ist es sinnvoll, einen Betriebskalender zu führen, in dem alle relevanten Termine und Arbeiten eingetragen werden, die über die normale Stallarbeitsroutinen hinausgehen. Wichtig ist, dass der Kalender für alle zugänglich ist. Das kann ein klassischer Wand- oder Stehkalender, ein Kalenderbuch oder auch ein digitaler Kalender (z.B. Outlook) sein, auf den alle Beteiligten Zugriff haben.
Eingetragen werden beispielsweise Lieferungen von Betriebsmitteln, der Besuch eines Klauenpflegers, die Abholung einer Schlachtkuh oder der Verkauf von Kälbern. Wenn alle wichtigen Termin aus den verschiedenen Arbeitsbereichen im Kalender festgehalten sind, behalten alle Beteiligten den Überblick. Außerdem wird es deutlich einfacher, im Bedarfsfall eine Vertretung zu organisieren.
Daher ist es sinnvoll, einen Betriebskalender zu führen, in dem alle relevanten Termine und Arbeiten eingetragen werden, die über die normale Stallarbeitsroutinen hinausgehen. Wichtig ist, dass der Kalender für alle zugänglich ist. Das kann ein klassischer Wand- oder Stehkalender, ein Kalenderbuch oder auch ein digitaler Kalender (z.B. Outlook) sein, auf den alle Beteiligten Zugriff haben.
Eingetragen werden beispielsweise Lieferungen von Betriebsmitteln, der Besuch eines Klauenpflegers, die Abholung einer Schlachtkuh oder der Verkauf von Kälbern. Wenn alle wichtigen Termin aus den verschiedenen Arbeitsbereichen im Kalender festgehalten sind, behalten alle Beteiligten den Überblick. Außerdem wird es deutlich einfacher, im Bedarfsfall eine Vertretung zu organisieren.
Starkes Augenmerk auf kritische Erfolgsparameter
Arbeiten, die maßgeblich zum Einkommen des Betriebes beitragen, sollten möglichst vom Betriebsleiter selbst sorgfältig durchgeführt werden. Zu den kritischen Erfolgsfaktoren zählen beispielsweise Förderungsanträge, hygienisches Melken und eine korrekte Fütterung, Tierbeobachtung sowie das Herdenmanagement.
Zeitmanagement
Wochenpläne in Kombination mit To-do-Listen können den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Idealerweise wird am Ende der laufenden Woche der Arbeitsplan für die nächste Woche erstellt.
Wichtig ist dabei eine realistische Planung: Es sollten nur etwa 60 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit verplant werden. Die restlichen 40 Prozent dienen als Puffer für unvorhergesehene Ereignisse. Treten an einem Tag keine unerarwarteten Aufgaben auf, kann diese Zeit genutzt werden, um Punkte von der To-Do-Liste abzuarbeiten.
Auf der To-Do-Liste werden alle Aufgaben gesammelt, die zusätzlich zur routinemäßigen Stallarbeit erledigt werden müssen. Die Liste wird laufend ergänzt. Erledigte Punkte werden gestrichen, offene Aufgaben bleiben bestehen.
Hilfreich ist es außerdem, die Aufgaben zu kategorisieren und anschließend zu entscheiden, ob eine Tätigkeit selbst erledigt, delegiert oder gegebenenfalls gestrichen werden kann.
Wichtig ist dabei eine realistische Planung: Es sollten nur etwa 60 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit verplant werden. Die restlichen 40 Prozent dienen als Puffer für unvorhergesehene Ereignisse. Treten an einem Tag keine unerarwarteten Aufgaben auf, kann diese Zeit genutzt werden, um Punkte von der To-Do-Liste abzuarbeiten.
Auf der To-Do-Liste werden alle Aufgaben gesammelt, die zusätzlich zur routinemäßigen Stallarbeit erledigt werden müssen. Die Liste wird laufend ergänzt. Erledigte Punkte werden gestrichen, offene Aufgaben bleiben bestehen.
Hilfreich ist es außerdem, die Aufgaben zu kategorisieren und anschließend zu entscheiden, ob eine Tätigkeit selbst erledigt, delegiert oder gegebenenfalls gestrichen werden kann.
Zeitdieben keine Chance geben und den natürlichen Energieverlauf des Tages nutzen
Die meisten Menschen sind am Vormittag am produktivsten, da die Konzentrationsfähigkeit zu dieser Tageszeit am höchsten ist. Wichtige Büroarbeiten lassen sich daher am effizientesten am Vormittag erledigen.
Dabei sollte dem Zeitdieb "Handy" möglichst wenig Raum gegeben werden. Abgesehen von wichtigen Anrufen, die im Rahmen der Büroarbeit selbst getätig werden, empfiehlt es sich, das Handy lautlos zu stellen oder bewusst abzuschalten.
Interesse am AK Milch: Melde dich unter 050/6902-1650.
Dabei sollte dem Zeitdieb "Handy" möglichst wenig Raum gegeben werden. Abgesehen von wichtigen Anrufen, die im Rahmen der Büroarbeit selbst getätig werden, empfiehlt es sich, das Handy lautlos zu stellen oder bewusst abzuschalten.
Interesse am AK Milch: Melde dich unter 050/6902-1650.
